NEDEN YÜZ YÜZE İLET-İŞ-MİYORUZ?

NEDEN YÜZ YÜZE İLET-İŞ-MİYORUZ?

  Daha önceki yazılarımda da bahsettiğim coursera.org sitesinden aldığım iletişim derslerinden birinin içeriğinde, belkide hep bildiğimiz ama farkındalığımızın yeteri kadar olmadığı bir konuydu bu yüz yüze iletişimi seçmememiz. Bir çok nedeni olduğu aşikar aslında bu yanlış seçimlerimizin. Ama en önemlisi genel anlamda yaptığımız geçmiş yanlışlarımız ve yanlış tepkilerimiz sanırım.
 
            Atladığımız en önemli şey ise iletişimin diğerleri hakkında olduğu. Yani iletişim kurmak için birine ihtiyacımız var ise, iletişimin ana teması diğer kişidir. Irvine Üniversitesi’ nden Patricia Bravo diyorki; “İş hayatınızda doğru iletişim için bir sürü teknik öğretebiliriz sizlere, fakat bunların hepsi karşınızdakine göre değişebilir. Dinleyicileri sınıflandırarak, dinleyici profilinize göre ileşitim tekniği kullanmanız en kolayıdır. Biz 4 dinleyici grubu oluşturduk.
 
1-    Peers (Akranlar, denkler)
2-    Manager (Üstler, Müdürler)
3-    Executives (Yöneticiler)
4-    Direct Report (Doğrudan Raporlananlar)
 
            Örneğin denkleriniz ile kuracağınız iletişimin altın kuralı 3S dir. İş yerinde sizi iyi bir iletişimci yapmanın ilk adımıdır:
Simple (basit), Slowly (Yavaş), Smile (Gülümse). 
Yani basit cümleler kurun, yavaş konuşun ve gülümseyin.”
 
            Aslında dersin adının “21. yy İşyerinde İletişim” olmasının en basit ve sade anlatımı ile önce doğru iletişimi öğretmek sonrasında yüz yüze iletişimi tercih etmemizin sebeplerini açıklamak gibi bir misyonu var. Aslında benim de anlatmak istediğim şey önce yapmamız gerekeni yapıp sonrasında neden yüz yüze iletişimi daha az tercih ediyoruzu açıklamak.
 
            Doğru iletişim ve açık mesajlar için gerekli yedi sıfatı şu şekilde tanımlamış üstadlar: (mindtools.com sitesi editörlerinden Ruth Hill bunu İletişimin 7C’ si olarak tanımlıyor)
            İletişimin ana yüklenicisi “mesaj” ın nasıl olması gerektiğini şu tanımlamalarla yapmışlar.
1-    Clear               (Açık)
2-    Concise           (Kısa ve öz)
3-    Concrete         (Somut)
4-    Correct           (Doğru)         
5-    Coherent        (Tutarlı)
6-    Complete        (Eksiksiz)
7-    Courteous      (Nazik)
 
            Peki verdiğimiz mesajın açık olması, kısa ve öz olması, doğru olması, tutarlı olması, nazik olması yeterli mi ?
“Mesajı verdim, almıştır”,  “söyledim, duydu” veya “anlattım, anladı” önermeleri sebebi ile maalesef yeterli değil. Yüz yüze vermediğimiz her mesajın anlaşılamaması, veya yanlış anlaşılması mümkündür ve işte belki de bu yüzden tercih etmediğimiz bi yöntem haline gelmektedir. Yaptığımız hatalarda ksıaca bakarsak somut olarak göreceğiz ki, mesajı veren, mesajı alan kişiden çok daha sorumludur bu noktada.
 
            Örneğin yazının devamında “10 Temel İletişim Hataları” başlığında sıralananların tümü mesajı ileten kişiyle ilgilidir. Yani önce çuvaldız, sonra iğne.
İletişim gafı veya yanlış anlaşılmalara sebep olacak on temel hata şu şekilde sıralanmış:
1-    Mesajı kontrol etmemek:
      - Kelime, cümle hataları yanlış anlaşılmalara yol açabilir, bu yüzden önce kontol ve sonrasında göndermek en doğru olandır.
 
2- Kötü Haberleri Mail olarak gönderme:
      - Ayrıntıya gerek yok sanırım. Şeytan ayrıntıda gizlidir :) Özellikle kötü bir haber iletmek için öncelik yüz yüze iletişim olmalı.
 
3- Zorlu tartışmalardan kaçınma:
      - Olumsuz geribildirim vermek zorunda kalmak işi zorlaştırır ve küçük problemlerin büyümesine neden olur.
 
4- Kendine fazla güvenme:
      - Kendine güven neye ihtiyacımız olduğu ile ilgildir, dolayısı ile diğerlerinin ihtiyaçlarını ve isteklerini dikkate almak gerekir. Karşımızdakinin ne istediğini anlayamadığımız her noktada sahip olduğumuz güvenin bir kıymeti olmayacaktır.
 
5- Tepki verme ve cevaplamama:
      - Bir soruyu sorun şeklinde algılamak, tepki vermemize sebep olur. Göndereceğimiz şeyin cevap olması gerekirken, tepki olmasına neden oluruz.
 
6- Yetersiz Hazırlık:
      - Yetersiz hazırlanmış datalar, cevaplar, sunumlar, mailler, raporlar karşı tarafı hayal kırıklığına uğratır ve kötü bir izlenime sahip oluruz.
 
7- Benim yönetemim bu mantığı:
      - Tek bir yöntem kullanmak, insanların farklı kişiliğe, ihtiyaçlar ve beklentilere sahip olduğunu göz ardı etmek demektir.
 
8- Açık görüşlü olmamak veya önyargılı olmak:
      - Bugünkü iş hayatı birçok farklı etnik, kültürel, dini, bakış açılarına sahip kişilerden oluştuğunu es geçmemek gerekir. Bu farklılıklar zengin bir motife sahip olmamızı, yeni insanlarla tanışırken veya müşterilerimizle olan iletişimimizde önemli rol oynlar.
 
9- Mesajın anlaşıldığını varsaymak:
      - Askerde neden emir tekrarı vardır biliyor musunuz ? Giriş cümlesinde de bahsettiğimiz gibi “söyledim duydu”, “anlattım, anladı” anlamına gelmezde ondan. J
 
10- Diğerlerinin özelini kazara aşmak:
      - Yanlışlıkla gönderilen bir mail, bir mesaji veya bir eklenti karşımızdakinin özeline saygısızlık anlamına gelebilir, işte bu yüzden mesajlarda hassas ve göndermeden önce kontrol edilmesi şarttır. Zira söyledikleriz veya gönderdiğimiz mesajlar artık bizi esir almıştır.
 
      Sonuç olarak yüz yüze iletişimi kestiğimiz bu çağda, yanlış kullandığımız her metod ve teknoloji bizi daha fazla hata yapmaya, daha fazla anlaşılamamaya doğru itmektedir. Örneğin işe alımlarda veya işten çıkarmalarda tercih ettiğimiz yüz yüze iletişimi, çalışma hayatımızda ne kadar az kullanmaya başladığımızın sanırım hepimiz farkındayız. Zaman ve para kaybetme endişemiz ile yaptığımız her teknolojik iletişim için bir kere daha düşünmeli, en azından yukarıda saydığımız hataları yapmamaya özen göstermemiz gerekiyor.
 
      İş yerinde yüz yüze iletişimin farklı bir tarz anlatımına bir örnek olarak, “Up in the Air” veya bizimkilerin çevirisi ile “Aklı Havada” filminde George Clooney’ nin canlandırdığı Ryan karakterini verebiliriz. Filimde Ryan sürekli seyehat eden ve yerleşik hayat düzeninin ne olduğunu aramaya çalışan biri fakat yaptığı iş tam da bizim konumuzla ilgili. Firmalara işten çıkarma danışmanlığı yapan bir firmada, işten kovma yetkilisi olarak çalışıyor. Yani Amerika’ nın dört bir yanında firmalara giderek listesinde bulunan kişilerle yüz yüze konuşarak onları işten çıkartıyor. Fakat çalıştığı firma bir teknoloji ile bu işlemi yüz yüze değil, bilgisayar aracılığı ile canlı olarak yapmak istiyor. Ve tahmin edeceğiniz üzere, sistem işlemiyor.
 
      Yazılarımı bitirmek için kullandığım ve artık klasik hale gelen bir hikaye maalesef bu sefer yok, ama yine de bu filmin bir sahnesinde Ryan’ ın bir konferans konuşmasının ile bitirelim;
 
Hayatınızın ağırlığı ne kadardır ?
Bir an için bir sırt çantası taşıdığınızı düşünün. Çantanın askılarını omuzlarınızda hissedin.
Hissettiniz mi?
Şimdi hayatınızda ne varsa o çantaya doldurun. Küçük şeylerle başlayın
Raf ve çekmecedeki şeylerle; biblolar, koleksiyonlarla... Eklenen ağırlığı hissedin.
Sonra daha da büyükleri koyun. Elbise, masa üstü cihazlar, lamba, çamaşır, televizyonunuz...
Çantanız iyice ağırlaşmış olsa gerek.
Şimdi daha büyükleri koyun
Kanepenizi, yatağınızı, mutfak masasını... Hepsini. Arabanızı koyun. Evinizi de koyun... Stüdyo daire ya da iki yatak odalı ev olsun, fark etmez.
Bunların hepsini o çantaya koymanızı istiyorum.
 
Şimdi yürümeye çalışın.
Zor gibi, değil mi?
Her gün yaptığımız şey işte bu. Kendimize o kadar ağırlık bindiriyoruz ki, hareket edemez oluyoruz. Şunu bilin ki; hareket etmek yaşamak demektir.
Çantayı ateşe vereceğim diyelim, içinden neyi çıkarmak isterdiniz? Fotoğrafları mı? Fotoğraflar hafızası kötü olanlar içindir. Bir şeyler yudumlayın ve yakın onları gitsin. Hatta hepsini yakın ve ertesi güne hiçbir şeyiniz olmadan uyandığınızı düşünün.
Heyecan verici, değil mi ?
İşte, hayatımın her gününe böyle başlıyorum.
Bakın, bu biraz zor olacak, o yüzden dikkatinizi bana verin.
 
Artık yeni bir sırt çantanız var.
Ama bu sefer, onu insanlarla doldurmanızı istiyorum.
Öylesine tanıdıklarınızla başlayın, arkadaşlarınızın arkadaşları, ofisteki ahali ve sonra, en mahrem sırlarınızı paylaştığınız kişilere geçin, kuzenleriniz, teyzeleriniz, amcalarınız, erkek ve kız kardeşleriniz, ebeveynleriniz ve son olarak karınız, kocanız, erkek arkadaşınız, kız arkadaşınız....
 
Hepsini bu sırt çantasına doldurun.
Ve endişelenmeyin.
Sizden onu yakmanızı istemeyeceğim.
 
Çantanın ağırlığını hissedin.
 
Şüphesiz ki, ilişkileriniz hayatınızın en ağır bileşenleridir.
 
Çantanın askılarının, omuzlarınızı kestiğini hissediyor musunuz? Tüm o görüşmeler ve tartışmalar, sırlar ve tavizler. Tüm bu ağırlıkları taşımanıza gerek yok. Neden çantayı yere bırakmıyorsunuz? 
 
Bazı hayvanlar, hayat boyu sembiyotik bir yaşam sürmek için birbirlerini taşırlar, imkansız aşıklar, tek eşli kuğular.
Biz o hayvanlardan değiliz.
Ne kadar yavaş hareket edersek, o kadar hızlı ölürüz.
 
Biz kuğu değiliz… Biz köpek balığıyız.”
 
Kıssadan hisse; “Çantanızda ne taşıdığınıza dikkat edin. Size ağır gelen herşey aslında vazgeçtiklerimizdir. Değerlerimiz, kültürümüz, alışkanlıklarımız, saygınlığımız ise taşıması en kolay ama bir türlü o çantaya koyamadığımız şeylerdir.”